Privacyverklaring

In deze privacyverklaring leggen wij uit welke persoonsgegevens wij verzamelen en gebruiken en met welk doel. Wij raden u aan deze verklaring zorgvuldig te lezen. Thoes in’t Groen is een zorgaanbieder in Witteveen. Wij bieden zorg in onze kleinschalige woonvoorziening.

Thoes in’t Groen is en voelt zich verantwoordelijk voor de persoonsgegevens die, in vertrouwen en met een veilig gevoel, aan ons verstrekt zijn.

Iedereen heeft recht op een zorgvuldige omgang met zijn persoonsgegevens. Thoes in’t Groen ondersteunt de behoefte aan veiligheid en zekerheid van onze bewoners, medewerkers, vrijwilligers en relaties. Thoes in’t Groen is integer, transparant en zorgvuldig met de in bewaring gegeven persoonsgegevens.

Het wettelijk kader
De bescherming van de privacy is in verschillende wetten en verdragen geregeld. De belangrijkste wet op dit gebied is de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), in het dagelijks spraakgebruik ook wel ‘privacywet’ genoemd.
De AVG werd effectief van kracht op 25 mei 2018. Nederland kende al de Wet Meldplicht Datalekken die met betrekking tot datalekken in grote lijnen dezelfde bepalingen kent als de AVG.
De AVG bevat regels voor het verwerken van persoonsgegevens, waarbij de nadruk ligt op het geautomatiseerd verwerken van persoonsgegevens.

Wat zijn persoonsgegevens?
Volgens de wet zijn persoonsgegevens alle informatie die betrekking heeft op een geïdentificeerd of identificeerbaar natuurlijk persoon (de betrokkene). Dus de combinatie van naam en geboortedatum, contactgegevens en een pasfoto zijn allemaal persoonsgegevens.
Hiernaast kent de wet bijzondere persoonsgegevens; dit zijn gegevens die extra gevoelig zijn en extra beschermd moeten worden. Het gaat dan om bijvoorbeeld uw BSN-nummer, gezondheids- of medische gegevens.

Welke persoonsgegevens verzamelen we?
Thoes in’t Groen verzamelt allerlei gegevens van natuurlijke personen. We verzamelen persoonsgegevens van bewoners, medewerkers en vrijwilligers. We gebruiken persoonsgegevens bijvoorbeeld voor het afsluiten van een arbeidsovereenkomst in onze rol als werkgever en in het zorgverleningsproces aan onze bewoners.

Van onze bewoners verzamelen wij:

Volledige naam
Geslacht
Adresgegevens
Telefoonnummer
E-mailadres
Geboortedatum
BSN-nummer
Identiteitsbewijs-nummer
Gegevens van uw zorgverzekering
Betalingsgegevens zoals bankrekening
Gegevens contactpersonen
Gegevens die belangrijk zijn voor het nakomen van de afspraken tussen u en Thoes in’t GroenMedische gegevens die belangrijk zijn voor het uitvoeren van de zorg aan de hand van het zorgplan

Van onze medewerkers verzamelen wij:

Volledige naam
Geslacht
Adres
Telefoonnummers
E-mailadres
Geboortedatum
BSN-nummer
Identiteitsbewijs-nummer
Betalingsgegevens zoals bankrekening
Gegevens contactpersonen
CV
Motivatiebrief
Opleiding
Gegevens over functioneren en beoordelen
VOG

Van onze vrijwilligers verzamelen wij:

Volledige naam
Geslacht
Adres
Telefoonnummers
E-mailadres
Geboortedatum
BSN-nummer
Identiteitsbewijs-nummer
Rekeningnummer
VOG

Rechtsgrond
Het verwerken van uw persoonsgegevens door Thoes in’t Groen is gebaseerd op (de intentie tot) het aangaan van een overeenkomst. Het komt voor dat wij voor een specifiek doel, uw expliciete toestemming vragen. Indien u toestemming verleent, kunt u uw toestemming eenvoudig weer intrekken door dit aan ons te melden.

Wie is de functionaris van gegevensbescherming?
Thoes in’t Groen heeft een functionaris gegevensbescherming te weten, het bestuur, te bereiken via het e-mailadres: info@thoesintgroen.nl.

Waarom hebben wij persoonsgegevens nodig?
Wij hebben persoonsgegevens nodig om ons werk goed te kunnen uitvoeren en afspraken (overeenkomsten) te kunnen nakomen. We gebruiken deze gegevens voor:

Bewoners:

Afsluiten van zorgleveringsovereenkomsten
Opstellen en onderhouden van Zorgleefplannen
Declaraties geleverde zorg- en dienstverleningen, uitvoeren van betalingen
Communicatie met andere zorgverleners cq. zorgverlenende instanties
Verwerken en afhandelen van klachten, suggesties en complimenten
Communicatie met onze bewoners, stakeholders en medewerkers
Onderzoek naar de kwaliteit van onze dienstverlening
Intern beheer van de organisatie
Berekening van inkomsten en uitgaven en het laten uitvoeren van accountantscontrole
Nakomen van wettelijke verplichtingen

Medewerkers:

Opstellen arbeidsovereenkomsten
Voeren van salarisadministratie
Voeren van medewerker administratie
Nakomen van wettelijke verplichtingen
Verwerken van sollicitaties
Verwerken en afhandelen van klachten, suggesties en complimenten

Vrijwilligers:

Afsluiten van de vrijwilligersovereenkomst
Nakomen van wettelijke verplichtingen

Als u een overeenkomst wilt met Thoes in’t Groen, maar bepaalde persoonsgegevens niet aan Thoes in’t Groen wenst te- of kunt verstrekken dan kan een gevolg zijn dat werkzaamheden niet naar behoren kunnen worden uitgevoerd en/of wij niet aan wettelijke verplichtingen kan voldoen. Wij behouden ons dan het recht voor om geen overeenkomst aan te gaan.

Hoe gebruiken en beschermen we persoonsgegevens?
Thoes in’t Groen koppelt persoonsgegevens aan een bewoners- en personeelsnummer om communicatie mogelijk te maken. We verwerken niet meer persoonsgegevens dan nodig zijn voor onze werkzaamheden. Wij publiceren nooit zonder toestemming persoonsgegevens van bewoners, medewerkers, vrijwilligers en andere relaties.

Geheimhouding
Iedereen die toegang heeft tot de persoonsgegevens gaat hier zorgvuldig mee om en is gebonden aan geheimhoudingsplicht.

Toegang tot gegevens
Alleen medewerkers die het echt nodig hebben voor hun werk hebben toegang tot persoonsgegevens en mogen deze inzien en verwerken voor zover nodig.

Bewaartermijnen
Persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan de wettelijke bewaartermijnen. Daarna vernietigen we deze persoonsgegevens of bewaren we ze op een manier dat ze niet meer herleidbaar zijn tot een persoon.

Beveiliging
Wij nemen alle noodzakelijke organisatorische en technische beveiligingsmaatregelen die nodig zijn om misbruik van en ongeautoriseerde toegang tot persoonsgegevens te voorkomen.

Gegevens delen met andere organisaties
Thoes in’t Groen gebruikt de verzamelde persoonsgegevens voor de eigen bedrijfsvoering. Daarvoor kan het nodig zijn om persoonsgegevens te delen met organisaties die voor ons of u werkzaamheden verrichten of waarmee we samenwerken. Voorbeelden hiervan zijn zorgverzekeraars, het zorgkantoor, CIZ.
Als een andere partij of instantie werk voor ons verricht, moet deze partij een verwerkersovereenkomst getekend hebben, waarin staat waarvoor ze deze gegevens ontvangen en mogen verwerken en hoe ze er mee om moeten gaan.
Soms is het nodig om persoonsgegevens over en weer te delen met andere instanties (bijvoorbeeld CAK, Zorgkantoor, verzekeraars). In die gevallen moet een convenant getekend zijn waarin staat voor welk doel welke persoonsgegevens gedeeld worden en hoe er met deze gegevens wordt omgegaan.
Verder kunnen overheidsinstanties of instanties met een wettelijke taak informatie bij ons opvragen die we verplicht zijn om te delen.

Worden uw gegevens buiten de EU gebracht?
Thoes in’t Groen heeft als uitgangspunt om persoonsgegevens alleen binnen de EU te verwerken. Aangezien de privacy verordening van toepassing is binnen de EU, kan daarmee in beginsel altijd een passend beschermingsniveau verzekerd worden.

Welke rechten heeft u?
Elke betrokkene (iedere natuurlijke persoon van wie persoonsgegevens worden verwerkt) heeft het recht op inzage, verbetering, aanvulling, verwijdering, afscherming, overdracht en het recht op verzet ten aanzien van de verwerking van zijn persoonsgegevens.

Verzoeken tot inzage
Verzoeken tot inzage kunnen via email, de website of schriftelijk worden ingediend bij het bestuur. Wanneer een verzoek tot inzage wordt gedaan krijgt de verzoeker een overzicht van de verwerkte gegevens, de herkomst van de gegevens, de ontvangers van de gegevens en de doelen van de verwerking van de gegevens.
De navolgende gegevens worden niet door Thoes in’t Groen overlegd:

Persoonlijke werkaantekeningen en notities voor intern gebruik (w.o. e-mailberichten)
Persoonsgegevens van derden, ook als deze in het eigen dossier zijn benoemd
Persoonsgegevens die worden gebruikt in het kader van de voorkoming, opsporing en vervolging van strafbare feiten en andere gevallen genoemd in de uitzonderingen van art. 23 AVG

Voordat een verzoek tot inzage in behandeling wordt genomen moet de betrokkene zich eerst hebben geïdentificeerd. Betrokkenen kunnen dit doen door langs te komen en ID kaart of paspoort (het origineel) te tonen. Als de betrokkene jonger is dan 16 jaar of niet handelingsbevoegd, dan moet het verzoek worden ingediend door de wettelijke vertegenwoordiger. Het verzoek tot inzage wordt binnen vier weken beantwoord.

Het recht van rectificatie
Indien de persoonsgegevens die wij van u verwerken niet juist zijn, heeft u het recht om deze aan te laten passen.

Het recht van verwijdering
Indien wij uw persoonsgegevens niet meer nodig hebben voor het doel waarvoor we ze hebben gekregen, heeft u het recht ons te vragen deze te verwijderen. Hier zijn een aantal uitzonderingen op, zoals onze plicht om bepaalde gegevens te bewaren voor onder andere de belastingdienst en andere wettelijke bepalingen.

Het recht van verzet
In verband met persoonlijke bijzondere omstandigheden kan een betrokkene in bij de wet geregelde gevallen verzet aantekenen tegen de verwerking van bepaalde gegevens.
Het verzoek dient via email of schriftelijk en gemotiveerd te worden ingediend bij Thoes in’t Groen. We beslissen binnen vier weken na ontvangst van het verzoek of het verzet gerechtvaardigd is. Indien het verzet gerechtvaardigd is dan beëindigen we direct de verwerking. Thoes in’t Groen is niet verplicht gehoor te geven aan een verzet als het verstrekken van gegevens door Thoes in’t Groen wettelijk verplicht is.

Het recht van dataportabiliteit
Op uw verzoek moeten wij alle persoonsgegevens die wij van u hebben overdragen naar u of een andere organisatie naar uw keuze. U kunt alleen van dit recht gebruik maken indien de gegevens worden verwerkt op grond van toestemming of overeenkomst.

Het recht van bezwaar
Indien wij gegevens verwerken op grond van gerechtvaardigd belang of algemeen belang, is het mogelijk bezwaar te maken waarna een belangenafweging zal volgen. In het geval van direct marketing hebt u altijd het recht van bezwaar.

Automatische besluitvorming, profilering
Thoes in’t Groen maakt geen gebruik van geautomatiseerde individuele beslissingen en profilering die rechtsgevolgen hebben of een andere aanzienlijke impact en belangen van betrokken personen zouden kunnen schaden.

Bekijken en wijzigen van uw persoonsgegevens
Wilt u de persoonsgegevens die Thoes in’t Groen van u heeft, bekijken of wijzigen? Neemt u dan contact op met het bestuur.

Adres Thoes in’t Groen
Mej. A. Talmaweg 4, 9439 PE Witteveen, Midden Drenthe.

Persoonsgegevens en digitale media
Met het gebruik maken van webformulieren van de Thoes in’t Groen website zoals bijvoorbeeld het contactformulier, geeft u toestemming om uw persoonsgegevens vast te leggen. Als iemand een formulier op de website invult, of ons een e-mail stuurt, dan worden de gegevens bewaard zolang als nodig is voor de volledige beantwoording en afhandeling van de vraag.

Autoriteit Persoonsgegevens
Natuurlijk helpen wij u graag verder als u klachten heeft over de verwerking van uw persoonsgegevens. Mocht u er desondanks toch niet samen met ons uitkomen, dan heeft u op grond van de privacywetgeving ook het recht om een klacht in te dienen bij de privacy toezichthouder; de Autoriteit Persoonsgegevens. U kunt hiervoor contact opnemen met de Autoriteit Persoonsgegevens.

Beveiliging Persoonsgegevens en Datalekken
Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om uw persoonsgegevens te beschermen. Bij een beveiligingsincident waarbij persoonsgegevens zijn betrokken (datalek) handelen wij conform de Meldplicht Datalekken zoals vastgesteld door de Autoriteit Persoonsgegevens. Indien nodig melden wij het datalek bij de toezichthouder en bij de betrokken personen.

Toepasselijkheid van deze privacyverklaring

Deze privacyverklaring geldt voor mensen waar Thoes in’t Groen zorg en/of diensten aan levert of in dienst zijn van Thoes in’t Groen of op een andere manier klant of medewerker zijn van Thoes in’t Groen.
De website van Thoes in’t Groen verwijst soms met een ‘link’ naar sommige andere organisaties. Deze organisaties vallen niet onder deze privacyverklaring. Zij regelen zelf hoe zij met persoonsgegevens omgaan.

Cookies
Deze website gebruikt cookies om uw gebruikservaring te verbeteren. Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan deze website wordt opgeslagen op uw computer, tablet of smartphone.

Er zijn verschillende cookies, waarbij een paar noodzakelijk zijn om de site te laten werken. Bij het bezoeken van onze website kunt u aangeven welke cookies geplaatst mogen worden. Indien u kiest voor het niet plaatsen van bepaalde cookies, dan is het mogelijk dat de site niet optimaal werkt en dat voorkeuren niet bewaard blijven.

U heeft op elk moment de mogelijkheid deze cookie-toestemming weer in te trekken door te klikken op de cookiebanner die in beeld blijft staan.

Verwijderen cookies
Eenmaal geplaatste cookies op uw PC, tablet of mobiel kunt u verwijderen via de instellingen van uw browser.

Wijzigingen in deze privacyverklaring
Thoes in’t Groen kan wijzigingen aanbrengen in deze privacyverklaring. Wij adviseren u daarom om deze regelmatig te bekijken. U blijft dan op de hoogte van wijzigingen.

Witteveen, april 2025

U kunt onze privacyverklaring hier downloaden.